۴-۲- ارزیابی عملکرد در ایران
در ایران ارزشیابی به صورت کلاسیک ، توسط خواجه رشید الدین فضل اله که بیش از بیست سال مقام وزارت مغولها را عهده دار بوده است در اواخر قرن هفتم هجری مطرح شده است .
به لحاظ تشکیلاتی برای نخستین بار در سال ۱۳۴۹ مقرر گردید ، سازمانهای دولتی همان طور که در ارتش معمول بوده است مورد ارزشیابی مستمر قرار گیرند . بدین منظور سازمانی با عنوان
« مرکز ارزشیابی سازمانهای دولتی » در نخست وزیزی تشکیل گردید . وزارتخانه های آبادانی و مسکن ، اصلاحات ارضی ، تعاون روستایی و آب و برق توسط این مرکز مورد ارزیابی قرار گرفت . هدف این مرکز ارزشیابی مستمر عملکرد سازمانهای مذبور و مسئولین امور در سازمانهای دولتی بوده است .
به موجب بند ۸ ماده ۵ از فصل سوم قانون برنامه و بودجه مصوب ۵/۱۲/۱۳۵۱ وظیفه ارزشیابی کارایی و عملکرد دستگاه های اجرایی کشور و گزارش آن به نخست وزیر بر عهده سازمان برنامه و بودجه نهاده شد .
از اواسط سال به موجب اصلاحیه مورخ ۱۸/۱۲/۱۳۵۳ قانون استخدام کشوری و به موجب بند ۶ قسمت «ب» ماده ۱۰۴ این قانون ، وظیفه ارزشیابی کارایی عملکرد در دستگاه های اجرایی کشور به منظور ارشاد و راهنمایی آن ها در جهت برقراری روش های صحیح اداری و اصول مدیریت و گزارش آن به نخست وزیر ، به سازمان امور اداری و استخدامی کشور منتقل گردید .
دفتر مذکور در سال ۱۳۵۹ منحل گردید و در پی آن اقدامات مربوط به ارزشیابی کارایی عملکرد دستگاههای اجرایی عملاً متوقف شد و فعالیتهای ارزشیابی سازمان صرفاً به ارزشیابی کارکنان محدود گردید .
در سال ۱۳۷۵ همزمان با ایجاد تحول در وضعیت سیاسی کشور و وضعیت نوین به مدیریت دولتی موضوع ارزیابی عملکرد مدیریت در قالب یک دفتر در ساختار سازمان امور اداری و استخدامی کشور شکل گرفت و در این راستا دفتری تحت عنوان « دفتر ارزیابی عملکرد مدیریت » تشکیل گردید (عفتی،۱۳۸۵،۲۸) .
۵-۲- مبانی طراحی سیستم ارزیابی عملکرد
در طراحی سیستم های ارزیابی عملکرد نکات فراوانی باید در نظر گرفته شود زیرا طراحی دقیق و مناسب یک الگوی ارزیابی عملکرد متناسب با اهداف و ماموریتهای سازمان و با توجه به فرهنگ آن از وظایف اصلی و مهم مدیران سازمانهاست. اما آنچه بیش از هر چیز در طراحی سیستم ارزیابی عملکرد حائز اهمیت است توجه به مأموریت و اهداف سازمان است (نلی، ۲۰۰۰، ۷۷)
از مطالب ارائه شده در کتب مختلف مدیریت چنین استنباط می شود که مراحل طراحی یک مدل ارزیابی عملکرد به شرح زیر است: (الوانی، ۱۳۸۶، ۱۲۴)
-
- تعیین نتایج مورد انتظار (اهداف)
-
- تعیین شاخص های مناسب جهت سنجش اهداف
-
- تعیین استاندارد با الگوی مطلوب
-
- تعیین نحوه و روش گردآوری اطلاعات موردنیاز
- ارزیابی و سنجش اطلاعات
۶-۲- اجزای یک سیستم ارزیابی عملکرد
یک سیستم ارزیابی عملکرد همان طور که در شکل (۲) نشان داده شده است در سه سطح
میتواند مورد بررسی قرار گیرد (عفتی،۶۵،۱۳۸۵).
-
- شاخص های عملکرد مجزا
-
- مجموعه شاخص های ارزیابی عملکرد – سیستم ارزیابی عملکرد به عنوان یک موجودیت
- ارتباط بین سیستم ارزیابی عملکرد و محیطی که سیستم درون آن عمل میکند.
محیط
شاخصهای مجزا
شاخصهای مجزا
شاخصهای مجزا
شاخصهای مجزا
سیستم ارزیابی عملکرد
شکل شماره -۱-۲- اجزای یک سیستم ارزیابی عملکرد
۷-۲- ویژگی های سیستم ارزیابی عملکرد
برخی صاحب نظران سه ویژگی عمده را برای سیستم های ارزیابی عملکرد در نظرمی گیرند که عبارتند از: ۱- قابل ارائه و قاعده مند باشند. ۲- قابل ادغام با سایر سیستم های سازمان باشند. ۳- قابل به کارگیری باشند (تونی، ۲۰۰۱، ۳۹).
در خصوص قابل ارائه بودن باید گفت که یک سیستم ارزیابی عملکرد باید مشخص کند که چه چیزی را و چگونه آن را ارزیابی میکند و در واقع باید شاخص ها و معیارهای ارزیابی و همچنین فعالیتی را که میخواهد ارزیابی کند را تعیین نماید.
قابل ادغام بدون نیز به هماهنگی و انطباق سیستم ارزیابی عملکرد با سایر سیستمهای موجود در سازمان مانند سیستم تولید، برنامه ریزی و مالی، برمی گردد و نهایتاًً اینکه سیستم ارزیابی عملکرد باید توانایی به کار گرفته شدن در بخش های مختلف سازمان را دارا باشد.
برخی نویسندگان و صاحب نظران علم مدیریت نیز ویژگیهایی را برای سیستم های ارزیابی عملکرد بیان داشته اند که به طور کلی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱- معقول بودن و مقبولیت: یک سیستم ارزیابی عملکرد می بایست از مبانی منطقی برخوردار باشد به طوری که همه افراد فعال در سازمان با ساز و کار و اهداف سیستم آشنا بوده و برای افزایش مقبولیت سیستم ارزیابی عملکرد باید افراد با اهمیت و کارکردهای آن آشنا شوند.
۲- عینی بودن: سیستم های ارزیابی عملکرد می بایست از شاخص های عینی و دقیق برای سنجش ارزیابی جنبههای گوناگون سازمان استفاده نمایند.
۳- انعطاف پذیری: یک سیستم ارزیابی عملکرد باید بگونه ای طراحی شود که در صورت مواجهه با تغییرات ضروری در برنامه ها، شرایط کار و محیط بتواند جوابگوی نیازهای سازمان باشد.
(رضائیان، ۱۳۸۳، ۵۰۸)
برخی نیز معتقدند که یک سیستم ارزیابی عملکرد باید بگونه ای طراحی شود که علاوه بر داشتن جامعیت لازم، نتایج حاصل از ارزیابی و اطلاعات به دست آمده را به طور صحیح و دقیق در اختیار مدیران قرار دهد. جامعیت بدین معنا که یک سیستم ارزیابی عملکرد باید بتواند همه جنبههای فعالیت سازمان را پوشش دهد و آن ها را ارزیابی نماید.
همچنین یک مدل ارزیابی عملکرد، نتایج حاصل از آن می بایست ابزاری در جهت جلوگیری از انحرافات با شد ونه وسیله ای به منظور تنبیه و مجازات افراد. سیستمهای ارزیابی عملکرد باید با روحیات کارکنان و فرهنگ و جو سازمان متناسب و هماهنگ باشد. (الوانی، ۱۳۸۶، ۱۳۳).
۸-۲- شاخص های ارزیابی عملکرد
همان طور که قبلاً بیان شد شاخص های ارزیابی عملکرد اجزاء اصلی یک سیستم ارزیابی عملکرد هستند بنابرین کارایی و اثربخشی شاخص ها به طور مستقیم و با ضریب اثرگذاری بالایی بر روی کارایی و اثربخشی مدل ارزیابی عملکرد، تأثیرگذار است. از این رو تعیین و تبیین شاخص های مناسب در طراحی یک مدل ارزیابی عملکرد اهمیت فراوانی پیدا میکند.
در اینجا بهتر است به برخی تعاریفی که صاحب نظران از معیار (شاخص، سنجه) عملکرد ارائه کردهاند اشاره کنیم:
نیون میگوید معیارها در واقع استانداردهایی هستند که قابل تبدیل به کمیت میباشند و جهت تبادل اطلاعات مربوط به عملکرد و ارزیابی آن در مقایسه با نتایج موردانتظار به کار میروند.
(نیون، ۱۳۸۶، ۱۶۲)
هر شاخص عملکرد از یک عدد و یک واحد اندازهگیری تشکیل شده است . عدد میزان اهمیت (مقدار) و واحد معنای آن عددرا به ما نشان میدهد و همواره به یک هدف متصل اند. شاخصها میتوانند توسط واحد های یک بعدی مثل ساعت، متر، دلار و غیره شناخته شوند. واحدهای اندازه گیری چند بعدی نیز مورد استفاده قرار می گیرند. این ها شاخصهایی هستند که به صورت نسبت دو یا چند واحد بیان میشوند. (عفتی ،۱۳۸۶،۱۲).