واژه سازمان به تعبیر محدود، به معنای مجموعه ای متشکل از عده ای نیروی انسانی که با بهره گرفتن از امکانات و تجهیزات و ابزار و وسایل لازم، کار یافعالیت خاصی را انجام میدهند تا به هدف ویژه ای که برای همه آنان مشترک است، دست پیدا کنند (سرمد، ۱۳۸۲ ص۲۷۰).
البته باید ادعا نمود که برای سازمان تعریف واحدی وجود ندارد و هر کس بسته به ذوق و سلیقه خود آن را به گونه ای تعریف میکند. برای روشن تر شدن موضوع به برخی از این تعاریف اشاره می شود:
سازمان ها در قالب فعالیت های گروهی تعریف میشوند و مقصود از تشکیل آن ها دستیابی به هدف های خاصی است که به صورت مستمر در پی کسب آن ها بر میآیند.
سازمان ها ویژگی خاصی هم دارند که عبارتنداز وجود مرزهای کم و بیش ثابت، یک سلسله مراتب اداری و نوعی نظم یا ترتیب مدیرانه، یک سیستم ارتباطات و سیستم انگیزش که موجب میگردد افرادی در سایه همکاری، در صدد تأمین هدفهای مشترک برآیند (ریچارد اسکات [۷]، به نقل از قاضی زاده فرد، ۱۳۸۷ ص ۱۵۲).
واژه سازمان دو معنا دارد، معنای اول عبارت است از یک مؤسسه یا گروه وظیفه ای، سازمان بازرگانی، بیمارستان و دانشگاه، مؤسسه میباشند. معنای دوم عبارت است از ترتیبی از افراد در مؤسسه با در نظر گرفتن مفهوم تقسیم کار، اختیار، مسئولیت وتصمیم گیری طوری که مؤسسه یک سیستم با ثبات محسوب شود و به طور منسجم برای دستیابی به اهداف عمل کند (جوادکار، ۱۳۸۲ص ۵۰).
قاضی زاده فرد (۱۳۸۷ ص ۱۵۳) معتقد است که سازمان عبارت است از مجموعه ای از عناصر وا جزا و پدیده ها (کارکنان، تجهیزات، ابزار، رایانه، سیستم های اطلاعاتی، ساختمان …) که در تعامل با یکدیگر بوده و دارای آثار متقابل نسبت به هم میباشند و به وسیله مرزهای شناخته شدهای (ملموس و غیر ملموس) از سازمان ها وسیستم های محیط خود، جدا شده و هدفهای نهایی و مشترکی را دنبال می نمایند.
سازمان عبارت است از اجتماع انسان هایی با عقاید و ایدئولوژی های مختلف که متفق القول برای به ثمر رسانیدن یک یا چند هدف مشخص و معین با یکدیگر همگامی و هماهنگی نبوده، از کلیه امکانات تکنولوژی، منابع مادی و نیروی انسانی توام استفاده میکنند و هر یک از اعضاء یا گروههای شرکت کننده در قبال این که از خود فعالیتی را بروز میدهد، منفعتی را دریافت میدارد(پرهیزکار، ۱۳۷۲).
سازمان عبارت است از یک رشته روابط منظم و عقلانی بین افرادی که وظایف پیچیده و متعددی را انجام میدهند و کثرت تعداد آنان به قدری است که نمی توانند با هم در تماس نزدیک باشند و سازمان به منظور تأمین هدف های مشترک خاصی برقرار میگردد.
به طور کلی می توان در یک جمع بندی نهایی، سازمان را به صورت زیر تعریف نمود: سازمان عبارت است از مجموعه ای متشکل از گروهی انسان با توانایی ها و ویژگی های مختلف که در جهت رسیدن به هدف یا اهداف از پیش تعیین شده، با بهره گرفتن از ابزار و لوازم موجود و قابل دسترسی، در پرتو روش های خاص انجام کار، تحت سرپرستی با هدایت یک یا چن مدیر و با رعایت موازیت و مقررات مشخص با یکدیگر همکاری میکنند و جهت بهبود و پیشرفت سازمان به دنبال نوآوری و آموزش نیروی انسانی خویش هستند (بدرقه ۱۳۸۹ص ۲۲).
۵-۲-۲-نظام[۸]
یک نظام میتواند به طور ساده به این صورت تعریف گردد که از آن به عنوان یک گروه از عناصر متقابل و در ارتباط با هم، که یک شکل واحد را به وجود می آورند یاد می شود شکل (۱-۲).
در تعریف جامعه یک نظام اطلاعات یک گروه از مؤلفه های در ارتباط با هم است که با هم برای رسیدن به یک هدف به وسیله قبول نهاده ها و تولید برونداد در یک فرایند تبدیلی سازماندهی شده با هم کار میکنند. چنین سازمانی یک سازمان پویا نامیده می شود که دارای سه مؤلفه یا کارکرد اصلی است که عبارتند از:
-
- نهاده : در برگیرنده عناصری است که باید وارد نظام شوند تا مورد پردازش قرار گیرند.
-
- پردازش: فرآیندهای تبدیلی که نهاده را به برونداد تغییر میدهند را شامل میگردد.
- برونداد: که شامل عناصر تغییر یافته ای که به وسیله یک فرایند تبدیلی به مقصد نهایی می رساند.
محیط/ دیگر نظام ها
کنترل
برونداد
پردازش
درونداد
جریانات کنترل
مرز نظام
جریانات بازخورد
جریانات کنترل
شکل (۱-۲): مؤلفه ها و ویژگی های اساسی یک نظام
دو مؤلفه دیگر که در حال حاضر معمول هستند و به خود نظارتی یا خود نظمی و یا نظام سایبرنتیک نامیده می شود در ذیل آمده است:
بازخورد: که داده هایی را در بازده عملکرد نظام را شامل می شود.
کنترل: که شامل بازخورد نظارت وارزشیابی به تعیین این که یک نظام در جهت دستیابی به هدفش حرکت میکند. کارکرد کنترل برای تعدیل کردن نهاده ها ومولفه های پردازش برای تولید یک محصول مناسب است(بدرقه، ۱۳۸۹ ص ۲۳).
۶-۲-۲- نظام اطلاعات[۹]
در یک تعریف ساده می توان گفت که تمامی فعالیت هایی را که به کمک رایانه صورت می پذیرد نظاماطلاعاتی میگویند از سیستم های سخت افزار پیچیده تا گزارش های حسابداری، از سیستم های بازده قوی که موقعیت فضا پیماها را ترسیم می نمایند تا منابع داده های اولیه نظیر حساب ها وصورت حسابها، از بانک های اطلاعاتی مرکزی که اطلاعات را جمع آوری میکند، سامان میدهد، ذخیره و تلخیص میکند تا سیستم های ذخیره کنونی که از بیست سال پیش وجود داشته است، از سیستم های ترکیبی جامع مدیریت مرکزی تا ترمینال های از راه دور متخصصان که به رایانه متصل است جملگی بیانگر نظام اطلاعاتی است (رضائیان، ۱۳۸۵).
۱-۶-۲-۲- مؤلفه های نظام اطلاعات[۱۰]
مفاهیم نظام ها میتواند برای ما این مسئله را روشن سازد که یک نظام اطلاعات چگونه کار میکند شکل (۲-۲).
یک مدل نظام اطلاعات در جایی است که منابعی شامل افراد، سخت افزار، نرم افزار را با انجام دادن نهاده، پردازش، برونداد و فعالیت های ذخیره و کنترل که منابع داده ها را به تولیدات اطلاعاتی تبدیل میکند را به تصویر کشیده است.
منابع داده ای: داده ها، مدل و دانش پایه
منابع نرم افزاری، برنامه ها و روش ها
منابع فردی: آخرین استفاده کننده و متخصصان نظام اطلاعات
منابع نرم افزاری، برنامه ها و روش ها
کنترل عملکرد نظام
کنترل عملکرد نظام
پردازش داده ها به اطلاعات
برونداد حاصل با اطلاعات تولید شده
درونداد از منابع داده ای
شکل (۲-۲): مؤلفه های یک نظام اطلاعات (بدرقه، ۱۳۸۹ ص۲۴)
۳-۲- علل بر پا نمودن نظام های اطلاعات در سازمان ها
پاسخ به پرسش «چرا سازمان نظام اطلاعات را برگزیده است؟»، در آغاز ساده به نظر میرسد؛ سازمانها برای کارایی بیشتر، صرفه جویی در منابع ارزشمند وکاهش نیروی کار و هزینه ها، به این کار دست زده اند.