این نوع دانش در قالب ایده ها، واقعیتها، مفروضات، پرسشها، تصمیمها، حدس و گمانها، داستانها و دیدگاهها عینیت می یابد. این دانش فرایند مدار را دانش غیر رسمی سازمان می نامند.
سازمانها دارایی ارزشمندی را در قالب دانش غیر رسمی خود دارند که در میان کارکنان دانش آنهارایج است، اما این دارایی معمولاً تنها در حافظه جمعی افراد سازمان زنده است و لذا به نحوی ضعیف و ناکارآمد حفاظت و مدیریت می شود. اغلب صاحبنظران طبقه بندی دانش سازمانی به دانش رسمی و غیررسمی را پذیرفته اند. این صاحب نظران تفاوتهایی را در دانش رسمی و دانش غیررسمی مبذول داشته اند که در جدول(۲-۱) مشخص شده است (کونکلین،۱۳۸۱، ۴)
جدول (۲-۱): مقایسه دانش رسمی و غیررسمی سازمان با توجه به مشخصات و ویژگیهای آن (کونکلین،۱۳۸۳،۸۵)
دانش رسمی سازمان
ماهیت و محتوای اطلاعات دانش
دانش غیررسمی سازمان
ماهیت و محتوای اطلاعات و دانش
جملات بایدی و الزامات قانونی سازمان
جملات شرطی (برنامه ها و اقدامات آتی با مفروضات خاص
جملات خبری (ذکرتصمیمات، اقدامات و فعالیتهای انجام شده- از جمله انواع گزارش های عملکرد و خلاصه مذاکرات جلسات)
جدول ها و فهرستهای عددی ( انواع گزارش های مالی و…)
روش تهیه و تنظیم : بر اساس قوانین و مقررات ، با توجه به شرح وظایف تهیه کننده یا دستور مافوق
هدف : ثبت و نگهداری اطلاعات ضروری برای نیازهای آتی
مفروضات، استنباطها، استدلالها، ایده ها، دیدگاهها
پرسشهای کلیدی درباره هر تصمیم و پیشفرضها و استدلالهای مربوط به آن
انتظارات، حدس، گمانها و پیشبینیهای افراد واقعیتهای عینی و شرایط محیطی مؤثر بر هر تصمیم پیشینه تاریخی سازمان
فرآیندی که سازمان از تأسیس تاکنون طی کردهاست
نحوه شکلگیری ایده های جدید، تولیدات و خدمات نوین
یافته های تجربی مدیرعامل، مدیران وکارشناسان در فرایند کسب تجربه و رشد سازمان (ثبت روشهای مؤثر فردی و سازمانی در برخورد با کارکنان، سازمان، واحدهای رقیب، سایر عوامل تأثیرگذار محیط و …
روش تهیه و تنظیم: بر اساس استراتژیهای مدیریت دانش در سازمان، ازطریق مصاحبه های عمیق با تصمیم گیرندگان انجام مورد پژوهشی و سایر روشهای ثبت و تحقیق مناسب
هدف: ثبت و نگهداری دانش سازمانی به منظور ارزیابی، توسعه و ترویج آن در سازمان
از دو نوع دانش مورد بحث، دانش ضمنی از اهمیت بیشتری برخوردار است. برای نمونه، اگر اطلاعات معینی نمایانگر دانش آشکار باشد نحوه درک آن اطلاعات و بهکارگیری آن بستگی به دانش ضمنی دارد. بنا به گفته اسویبی، هر نوع دانش یا ضمنی است یا ریشه در دانش ضمنی دارد (رادینگ، ۱۳۸۳،۱۷).
در دنیای تعلیم و تربیت، دانش اغلب به صورت رسمی و محض وجود دارد. چنانچه دانش را به قطعه یخی شناور تشبیه کنیم، یک چنین دانشی فقط قسمت روی سطح آب آن قطعه را توصیف میکند زیرا که اشاره به جنبههای قابل رؤیت و رسمی دانش دارد و دانش را فقط با سطح آگاهی ذهن مرتبط میسازد. این فقط آن قسمت از گیاه استکه بیرون از خاک قرار دارد. تشکلهای فردی و اجتماعی، همچنین مقدار زیادی دانش غیررسمی و پنهان تولید مینمایند که به عنوان عملکردها و واقعیات انعطاف پذیر، دانش ضمنی محسوب می شوند که عمیقاً با تجربیات، جمع آوری شده و در هم تنیده اند و در نتیجه اندیشه و عمل در جسم و روح ما جای گرفته اند. پی بردن به دانش پنهان از آن جایی که با سطح نیمه آگاه سیستم دانش مرتبط می باشد بسیار دشوار است. این، آن قسمت از یخ شناور است که زیر سطح آب قرارگرفته است. در حقیقت ریشه گیاه محسوب می شود (متقی، ۱۳۸۴).
همان طورکه در شکل(۲-۵) مشاهده میشود دانش آشکار فقط ۱۰ %نمودار را اشغال کردهاست. در صورتیکه دانش پنهان ۹۰ %نمودار را اشغال نموده است.
شکل (۲-۵) :تعیین درصد دانش آشکار و دانش پنهان(Cortada,1998)
۲-۲-۴- سبک های ایجاد و تبدیل دانش
اهمیت تمایز ضمنی و صریح برای مدیریت دانش در مطالعه نوناکا و تاکوچی در سال ۱۹۹۵ در کتاب خلق کننده دانش[۴۲] مورد تأکید قرار گرفت. آن ها فرض کردند که دانش از طریق تعامل بین دانش ضمنی و صریح ایجاد می شود و چهار نوع تبدیل د انش را ارائه نمودند:
-
- از ضمنی به ضمنی(اجتماعی سازی[۴۳])
-
- از ضمنی به صریح( بیرونی سازی[۴۴])
-
- از صریح به صریح( ترکیب[۴۵])
- از صریح به ضمنی(درونی سازی[۴۶])
از زمانی که کتاب مذکور منتشر شد، با تمایز بین دانش صریح و ضمنی و این ایده که مدیریت دانش متمرکز بر تبدیل این چهار حالت به یک نوع مدل مارپیچی با فرایند رو به بالا است، به بسیاری از برنامه های مدیریت دانش سازمان ها جهت داده شد(fairston,2003).
چهار نوع تبدیل دانش در شکل(۲-۶) آورده شده است. در این شکل، ذهنی به مثابه ضمنی بودن و عینی به معنای صریح بودن میباشد.
شکل(۲-۶): مدل تبدیل دانش برگرفته از نوناکا و تاکوچی(کاوه و آنالویی،۱۳۸۵)
۲-۲-۴-۱- جامعه پذیری از دانش ضمنی به دانش ضمنی
گاهی افرادی که از نظر هنجارهای اجتماعی همدیگر را قبول دارند، دانش ضمنی پنهان خود را به صورت مستقیم با یکدیگر در میان می گذارند.
اینکارها معمولاًدرکارگاهها، سمینارها، کنفرانسها حتی درخلال تعامل بینکارکنان در زمانهای استراحت حاصل میشود. تبدیل دانش ضمنی به دانش ضمنی ازطریق مشارکت در تجربیات و تمرینات و تقلید نیز به وجود می آید (دوستار و کریمی،۱۳۸۱،۲۹).
۲-۲-۴-۲- بیرونی سازی از دانش ضمنی به دانش صریح
یکی از چالشهای اساسی مدیریت دانش تبدیل هرچه بیشتر و بهتر دانش ضمنی به دانش صریح است. تبدیل دانش[۴۷] به مسأله جذب دانش ضمنی به درون پایگاه دانش سازمانی میپردازد که در آنجا میتوان آن را تحت مدیریت و مشارکت قرار داد. در غیر این صورت، این دانش کاملاً شخصی باقی می ماند و انتقال آن بسیار دشوار خواهد بود. بدون ساز و کاری جهت تسخیر و تبدیل این دانش ضمنی به دانش ملموس و مشخص (دانش صریح)، قسمت اعظمی از سرمایه دانش سازمانی هر روز بدون مصرف باقی می ماند (رادینگ، ۱۳۸۳).
تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح ازطریق بیان کردن و اظهار داشتن دانش ضمنی، تبدیل آن به دانش صریح یعنی به صورت مکتوب و مستند در آوردن ایجاد میشود. مثلاً مدیر شرکتی بر اساس تجربیات چندساله خود روش جدیدی را برای مدیریتیکردن شرکت تدوین کند. این مرحله با نام تسخیر دانش نیز شناخته شده است (Geyer,2001).
۲-۲-۴-۳- انتشارسازی[۴۸] یا ترکیب از دانش صریح به دانش صریح
تبدیل دانش صریح به دانش صریح از طریق افرادی که دارندگان دانش هستند، در دانش یکدیگر سهیم می شوند و دانش خود را با یکدیگر مبادله می کنند صورت می گیرد.