اعلامیات افراد که حاکی از اموری است که اتفاق افتاده اقرار کتبی آن ها میباشد که در حکم اقرار شفاهی است و البته انکار بعد اقرار مسموع نیست (ماده ۱۲۷۷ قانون مدنی) زیرا اقرار طرفین که اهلیت آن ها محرز بوده به وسیله مامور رسمی تنظیم سند ثبت شده و به امضای آن ها رسیده. به وسیله انکار آثار اقرار ثبت شده را نمیتوان زایل نمود و مندرجات ماده ۱۲۹۲ قانون مدنی موید این امر میباشد. اگرچه انکار نسبت به اعلامیات افراد مسموع نیست ولی دعوی خلاف آن قابل رسیدگی است.
گفتار سوم: شرایط اعتبار سند رسمی
قانون برای سند رسمی سه شرط اساسی قائل شده است:
بند نخست: تنظیم سند به وسیله مأمور رسمی
سند زمانی رسمی میباشد که به وسیله مأمور رسمی در مدت مأموریت او تنظیم گردد. منظور از مأمور رسمی کسی است که از طرف مقامات صلاحیت دار کشور برای تنظیم سند رسمی معین شده باشد، خواه مستخدم دولت باشد یا غیر مستخدم مانند سردفتران اسناد رسمی که وابسته به وزارت دادگستری میباشند.[۳۱] بنابرین کسی که به این سمت از طرف مقامات صلاحیت دار کشور تعیین نشده و یا از خدمت معاف شده و یا انتظار خدمتش به او ابلاغ گردیده مأمور رسمی شناخته نمیشود و اسنادی را که پس از آن تاریخ تنظیم کند رسمی نمیباشد، اگر چه کسی هم از مأمور رسمی نبودن او آگاه نباشد. بعضی از دادگاههای فرانسه برآنند که جهل عمومی به آن، عیب سند را جبران میکند. این نظر مطابق اصول قضایی معمول در ایران نمیباشد و سندی که او تنظیم نماید رسمی محسوب نمیگردد. اطلاع مأمور به معافیت از خدمت یا انتظار خدمت خود قبل از ابلاغ رسمی آن، موجب سلب صلاحیت او نمیگردد و مأمور رسمی شناخته میشود: همچنین است هرگاه معلوم شود مأمور رسمی در زمان انجام مأموریت یکی از شرایط استخدام را فاقد بوده است، مانند کسی که سن لازم برای استخدام را دارا نبوده ولی استخدام شده است. بنابرین عملیات چنین مأموری در حدود مأموریتش صحیح است اگر چه بعلت مذبور هم از خدمت معاف شود.
بند دوم: صلاحیت مأمور در تنظیم سند
سند برای آنکه رسمی شناخته شود باید مأموری که سند به وسیله او تنظیم میگردد صلاحیت تنظیم آن را قانوناً داشته باشد. صلاحیت مأمور رسمی بر دو قسم است: ذاتی و نسبی. صلاحیت ذاتی مأمور- و آن صلاحیت مأمور است در نوع امری که به او محول گردیده مثلاً مأموری که برای ثبت دفتر املاک معین شده، آن مأمور فقط برای انجام آن امر صلاحیت دارد و برای انجام امور دیگر مانند ثبت سند در دفتر اسناد رسمی یا تنظیم سجل احوال یا دادرسی صلاحیت نخواهد داشت. صلاحیت نسبی مأمور- و آن عبارت از حدود اختیارات مأمور است نسبت به امری که از طرف مقام صلاحیتدار به او محول گردیده، خواه از حیث قلمرو مکان یا زمان باشد و خواه از حیث وضعیت حقوقی اشخاصی که سند برای آنان تنظیم میگردد. مثلاً کسی که از اداره آمار و ثبت احوال مأموریت ثبت متوفیات بیگانگان حوزه تهران را دارا میباشد، صلاحیت ندارد که در خارج از تهران به ثبت متوفیات بیگانگان بپردازد یا در حوزه تهران متوفیات اتباع ایران را ثبت کند والا اینگونه اسناد خارج از صلاحیت نسبی مأمور صادر شده است و رسمی محسوب نمیگردد.
بند سوم: رعایت مقررات قانونی در تنظیم سند
سند برای اینکه رسمی محسوب شود کافی نیست که به وسیله مأمور رسمی در حدود صلاحیتی را که قانوناً دارا است تنظیم گردد، بلکه علاوه بر آن باید تشریفاتی که قانون در تنظیم سند لازم میداند نیز رعایت شده باشد. تشریفات مذبور برای هر نوعی از اسناد رسمی به وسیله قوانین مربوط به آن مقرر شده است.
مبحث سوم: سند عادی
ماده ۱۲۸۹ قانون مدنی میگوید: «غیر از اسناد یادشده در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است». و ماده ۱۲۹۳ تصریح میکند به اینکه: «هر گاه سند به وسیله یکی از مأموران رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد. سند مذبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد عادی است». مفهوم این ماده دلالت دارد بر اینکه اگر آن سند دارای مهر یا امضاء طرف نباشد سندیت ندارد.[۳۲]
بنابرین میتوان اسناد مذکور در ذیل را سند عادی نامید.
-
- اسنادی که به وسیله افراد بدون دخالت مامورین رسمی تنظیم میشوند مانند دفاتر تجاری و نامههای خصوصی و قراردادها که به وسیله اشخاص جهت انجام معاملات تنظیم میشود. اینگونه اسناد اگر به وسیله مامورین رسمی هم مورد گواهی قرار گیرد عنوان عادی بودن آن ها تغییر پیدا نمیکند مانند اسنادی که امضائات ذیل آن مورد تصدیق دفترخانه اسناد رسمی واقع میشود. همچنین چکهای صادره به عهده بانکها که طبق قوانین ایران در داخل کشور دایر شده باشد یا میشوند و یا شعب آن ها در خارج از کشور در حکم اسناد لازمالاجرا است و از اسناد عادی محسوب میباشند.
-
- اسنادی که توسط مامورین رسمی خارج از صلاحیت آن ها تنظیم شود مانند سند معامله غیر منقول که به وسیله مقامات نیروی انتظامی تنظیم گردد. و یا سند ازدواج و طلاق که در دفترخانه اسناد رسمی به ثبت برسد این قبیل اسناد در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد عادی است.
- اسنادی که بدون رعایت مقررات مربوط به تنظیم سند به وسیله مامورین رسمی تنظیم گردیده مانند اینکه طرفین دفتر اسناد را امضا نکرده و یا مسئول دفتر نمره و تاریخ ثبت را با تعیین دفتری که سند در آن ثبت شده در سند قید نکرده و به امضای خود ممضی و به مهر دایره ثبت نرسانده باشد.[۳۳]
گفتار نخست: رکن سند عادی
امضای منتسب الیه، رکن سند عادی است. امضا زیر سند و معمولاً در خود سند میشود.[۳۴] امضای سنّتی به مفهوم اعم هر گونه علامت انحصاری شخصی است که زیر نوشته ترسیم یا گذاشته شده و دلالت بر هویت امضا کننده و تأیید متن نوشته توسّط او نماید؛ بنابرین میتواند به وسیله دست در سند ترسیم شده (امضا به معنای اخص) و یا به وسیله دیگری نقش بسته و یا منحصراًً مهر[۳۵] یا اثر انگشت[۳۶] باشد. در نتیجه از یک سو عدم تصریح «اثر انگشت» در موادّ ۱۲۹۱ و ۱۲۹۳ ق.م. نباید نشان از بیاعتباری آن شمرده شود؛ مادّه ۲۱۶ ق. ج. نیز این امر را تأیید میکند (نک.ش. ۲۹۱). از سوی دیگر اگرچه مادّه ۱۲۹۳ ق.م. امضا را رکن سند عادی اعلام نموده است، امّا قانونگذار در مواردی نوشته بدون امضا را نیز سند دانسته است (مادّه ۱۴ ق.ت. و مادّه ۱۲۹۷ ق.م.). در غیر مواردی که قانون استثنا کرده، امضای منتسب الیه رکن سند عادی است.[۳۷] در نتیجه با لحاظ این استثنا هر نوشته قابل استنادی که هر یک از شرایط سند رسمی را نداشته باشد امّا دارای امضای منتسب الیه باشد سند عادی شمرده میشود.[۳۸]
گفتار دوم: انواع اسناد عادی